Come migliorare la produttività in ufficio

migliorare la produttività
Photo by Tim Gouw on Unsplash

Quando ci troviamo “faccia a faccia” con la nostra scrivania, dopo un periodo di allontanamento, spesso la nostra concentrazione tende a vacillare.
Ecco allora qualche consiglio prezioso per essere più produttivi e per ricominciare con il piede giusto.

A suggerirle, è niente meno che Justin Rosenstein, autore dello strumento di produttività interna adottato da Facebook nonché uno dei creatori del software di produttività Asana.

“Inutile dirlo: io sono sempre stato ossessionato dalla questione della produttività”, ammette Rosenstein. “Ecco allora i miei trucchi, quel che ho trovato decisivo per la creatività”.

Ottimizzate la mente

Non è vero che più tempo starete al lavoro e più lavorerete. Al contrario, poiché l’uomo non è un robot, ha bisogno di riposarsi periodicamente. Prendete pause regolari e abbiate cura del vostro corpo  (Idratatevi, mangiate bene, assumete integratori quando necessario, fate esercizio fisico ). Infine, affrontate le fonti di disagio senza procrastinare. Occorre capire perché una certa attività ci disturba e trovare la strada per renderla più agevole.

Ottimizzate i procedimenti

Elaborate un piano di lavoro chiaro. La scarsa produttività dipende molto spesso dall’incapacità di cogliere le priorità. Dovrete allora essere consapevoli di quel che serve davvero per raggiungere gli obiettivi.
Riservatevi del tempo per riflettere. Qualche minuto al termine della giornata è sufficiente per capire cosa è andato storto e cosa va migliorato strada facendo. Provate a pensare a quanto crescerebbe la vostra produttività annuale se ogni giorno faceste un piccolo passo.

Ottimizzate l’ambiente

Il multi-tasking vi fa sentire produttivi, ma è solo un inganno. Le ricerche, infatti, dicono chiaramente che riduce la produttività. Prima di mettersi all’opera è necessario eliminare le distrazioni e trovate il proprio “flusso di lavoro”.
Stabilite periodi in cui non potete essere disturbati e organizzate i tempi. Per esempio facendo i lavori più pesanti per le ore in cui vi sentite più carichi.

Infine padroneggiate i vostri strumenti di lavoro: è del tutto normale vedere la produttività ridursi con il passare delle ore, ma i mezzi di cui ci serviamo devono e possono aiutare.
Per esempio molti dei software utilizzati permettono di velocizzare le operazioni attraverso i comandi da tastiera o attraverso l’automazione di alcune operazioni.
Ma per ottimizzare l’ambiente è possibile anche intervenire più a fondo: direttamente su arredi e sulla progettazione degli ambienti lavorativi.

Parliamo in particolare di “Activity Based Working”. Il lay-out degli uffici organizzato sulla base delle attività da svolgere per favorire produttività e benessere dei lavoratori.

Il lavoro agile

Un corretto mix di spazi collaborativi e privati per consentire alle persone di organizzare il proprio flusso di lavoro in modo più produttivo, evitando continue interruzioni e diminuendo lo stress.

Predisponendo differenti varietà di postazioni lavoro, sia di tipo singolo che aggregativo, e fornendole degli idonei strumenti si possono infatti incoraggiare i lavoratori ad alternare momenti di focus e lavoro personale a momenti di riunione e confronto.

Se si slegano i dipendenti dalla concezione di scrivania fissa nel corso dell’orario di lavoro sarà naturale posizionarsi nello spazio più consono in base alle proprie esigenze contingenti, trovando in apposite aree predisposte tutti gli strumenti per svolgere al meglio particolari mansioni.

Un chiaro esempio per quanto riguarda la progettazione degli spazi in modo funzionale e smart ci viene fornito dall’azienda Estel che ha messo al primo posto un intenso lavoro di ricerca e sviluppo.

migliorare la produttività

Il risultato è stata una gamma di arredi denominati Smart Office in grado di rispondere a pieno a tutte le esigenze di questo nuovo paradigma lavorativo.

La gamma è stata suddivisa in cinque macrogruppi, in base alla specifica funzionalità: workstation, common area, coffice, comfort area e acoustic partition.

Caratteristiche fondamentali di tutti i prodotti sono la multifunzionalità e la spiccata inclinazione alla connettività: elettrificazione e predisposizione per l’accesso alla rete sono stati integrati in scrivanie, tavoli riunione, cassettiere, poltroncine, coffee table e pareti col fine di consentire al lavoratore una possibilità di collegamento ubiqua all’interno dell’intero ambiente ufficio.

Fonti: blog.estel.com | huffingtonpost.it

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